직장인에게 보고서는 자신의 업무 능력을 평가 받는 지표가 되는 만큼 매우 중요한 일이라 할 수 있는데요. 평소 글쓰기에 어려움을 느끼는 직장인이라면 이 같은 문서 작성이 결코 쉽지 않습니다. 때문에 보고서를 제출해야 하는 시기가 다가오면 걱정부터 앞서는 경우가 많은데요. 보고서 작성이 어려운 직장인들을 위해 한번에 통과될 수 있는 보고서 작성 꿀팁을 알려드리겠습니다.
보고서의 목적부터 파악하자
보고서를 쓸 때는 이 보고서의 목적부터 파악해야 합니다. 이는 모든 글쓰기의 기본 과정이라 할 수 있는데요. 누가 읽는지, 왜 쓰는지, 어떤 내용이 필요한지 등을 숙지하고 정리해야만 취지에 맞는 글을 쓸 수 있습니다.
즉 새로운 사업에 대한 제안서인지, 회의나 미팅을 끝낸 후 정리하는 결과 보고서인지, 시장조사나 환경분석 등의 정보를 전달하기 위한 보고서인지를 작성자 스스로가 인지해야만 하죠. 보고서란 작성하는 목적에 따라 형식부터 내용까지 전체가 달라질 수 있기 때문에 글의 흐름을 잡기 위해서는 반드시 목적부터 미리 파악해야 합니다.
보고서의 목차를 정리하자
글쓰기를 시작할 때 개요와 목차를 먼저 작성하듯 보고서도 뼈대를 잡아야 합니다. 이것은 자료를 정리하고 순서와 목차를 나열하는 과정을 말하는데, 이는 글을 튼튼하게 완성할 수 있는 포인트입니다.
보고서의 목차는 대부분 주제에 대한 배경, 현황, 문제점 분석, 개선 방향, 효과 순으로 작성합니다. 상황에 따라서는 첫 문단 또는 첫 장의 어디든 결론부터 제시해 읽는 사람이 쉽게 핵심을 파악할 수 있게도 합니다. 이때 ‘PREP법’에 맞춰 작성하기도 하는데요. 논리적인 흐름을 만들어 설득력 있는 보고서를 만들 수 있는 팁입니다. 아래를 참고해 보세요.
▦ PREP법
- Point(주장): 주장을 만들고 대강의 요점을 보여줍니다.
- Reason(이유): 주장에 대한 근거와 이유를 제시합니다.
- Example(사례): 이유를 더 보강하기 위해 구체적인 사례를 거론합니다.
- Point(마무리): 주장을 마무리 지으며 이유와 사례를 근거로 처음 주장한 것이 타당하다는 것을 재차 설명합니다.
보고서의 완성은 타이밍이다
‘보고의 생명은 타이밍’이란 말도 있죠? 심지어 상사들은 ‘완벽한 보고보다 반 박자 빠른 보고를 원한다’고도 합니다. 아무리 정확하게 목적을 파악하고 목차를 세웠다고 해도 상사 혹은 팀원에게 보고서를 제출하는 타이밍이 맞지 않는다면 아무 의미가 없는데요.
시의적절한 보고를 위해서는 반드시 보고서 제출 기한을 확인해야 합니다. 그래야만 기한에 맞춰 보고서를 작성하고 제출하는 데까지 소요되는 시간을 계획할 수 있겠죠. 더 많은 자료를 찾고 더 다양한 내용을 작성하려다 제출 기한을 놓친다면 모든 노력이 아무 소용이 없게 되어버립니다.
객관적인 자료를 구체적인 수치로 정리하자
보고서는 무엇보다 정확성이 중요합니다. 때문에 객관적인 자료만을 모아 작성해야 하는데요. 공신력이 있는 전문기관의 자료나 신문기사를 활용하면 큰 도움이 됩니다.
조사한 자료를 보고서에 잘 담기 위해서는 구체적인 수치를 제시하거나 한 눈에 흐름을 파악할 수 있는 도표, 그래프 등을 활용하면 좋은데요. 이 같은 방법은 객관성을 높이고 이해를 도울 뿐만 아니라 읽는 사람을 설득하는 데 효과적입니다.
간결하고 이해하기 쉬운 문장으로 정리하자
보고서는 읽는 사람이 쉽게 이해할 수 있도록 간결하게 작성하는 것이 기본입니다. 같은 일을 진행 중인 상사 또는 팀원에게 제출하는 것이라면 굳이 장황한 설명은 필요없겠죠. 따라서1~2장 내에 완성하는 것이 좋고 통상 3분을 경과하면 주의력이 떨어진다고 하니 핵심만을 담은 간단한 보고서를 작성해 보세요.
짧고 간결한 보고를 위해서는 이해하기 쉬운 문장과 단어를 사용하여 논리적으로 작성해야 합니다. 불필요한 접속사나 추상적이고 부정확한 단어, 어법에 맞지 않는 문장은 없는지 확인하세요. 또 문장의 호응과 수식어의 배치 등도 세심하게 체크해야 합니다. 하단 문장 정리팁도 확인해 보세요.
▦ 보고서 작성 시 필요한 문장 정리팁
- ‘~할 수 있다’, ‘~하고 있다’와 같은 서술어는 보고서 내용의 신뢰도를 떨어뜨립니다.
- ‘~시킨다’와 같은 타동사는 읽는 사람이 뜻을 이해하기 어려우므로 쓰지 않는 것이 좋습니다.
- 한 문장에 쉼표가 4개 이상, 120자를 초과하는 경우에는 문장을 분리해야 합니다.
- 꾸미는 표현, 중복된 표현 등을 없애야 합니다.
- 자료가 많거나 설명할 내용이 많더라도 최대한 생략하고 문장을 함축해 작성해야 합니다.
맞춤법 검사는 필수
앞서 언급했듯이 보고서는 정확성이 중요합니다. 뒷받침할 자료도 객관적이어야 하지만 그것을 설명하는 글의 쓰임도 알맞아야 하는데요. 보고서의 정확성과 신뢰도를 높이기 위해서는 반드시 오타, 띄어쓰기, 맞춤법 등을 확인해야 합니다. 아래에 소개하는 맞춤법 검사 사이트를 통해서 신속하고 편리하게 체크해 보세요.
보고서를 다 작성했다면 반드시 점검하는 시간을 가져야 합니다. 목적에 맞게 작성되었는지, 전달하고자 하는 메시지가 분명하게 담겼는지, 잘못된 내용은 없는지, 조사한 자료가 옳은 내용인지 등을 꼼꼼하게 체크해 보기를 바랍니다. 보고서는 팀원부터 상사, 경영진 등 많은 이들이 읽는 문서이기 때문에 기본에 충실하게 작성하는 것이 무엇보다 중요하다는 점을 잊지 마세요.
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