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기획 연재

신입사원, 메일 커뮤니케이션 팁

안녕하세요, 신도리코의 신대리입니다.


직장인에게 ‘메일(mail)’은 업무를 처리하는 과정에 있어 반드시 필요한 시스템이자 커뮤니케이션의 기초 수단입니다. 보다 완벽한 직장생활을 도와줄 ‘메일 커뮤니케이션 팁’을 알아봅시다.






7가지 비즈니스 메일작성법


직장인들의 일과는 ‘메일 확인’으로 시작해 ‘메일 전송’으로 끝이 납니다. 한 통의 메일은 발신자의 업무 능력은 물론, 회사의 이미지까지도 미루어 짐작해 볼 수 있게 합니다. 올바른 비즈니스 메일 작성법을 소개합니다.






본문을 함축한 제목 만들기


상대로부터 메일을 전송 받았을 경우, 가장 먼저 확인하는 것은 ‘제목’입니다. 따라서 메일의 ‘제목’은 그 자체만 보고도 어떤 내용의 메일인지를 추정할 수 있도록 작성하는 것이 중요합니다. 그 방법으로는 [대괄호], (소괄호) 등의 기호를 활용해 메일의 종류를 알리고, 전하고자 하는 상세 내용을 보다 간략하게 전달할 수 있도록 키워드화 시키는 것입니다. 즉 ‘[보고서] 3월 프로젝트A 보고서 전달’과 같이 작성하는 것이죠.


여기서 [제안서], [프로젝트 명] 또는 [긴급], [결재 요청] 등의 머리말은 메일의 종류를 설명할 수 있음은 물론, 업무 처리에 있어 우선 순위를 파악할 수 있도록 도와줍니다. 뿐만 아니라, 추후 해당 메일을 다시 찾아 읽어야 할 때 보다 쉽고 빠르게 검색할 수 있게 합니다.






핵심만 정리한 본문 적기


메일의 본문은 주요 내용을 한 눈에 파악할 수 있도록 최대한 간략하게, 핵심만을 요약해 작성해야 합니다. 구구절절 길어진 문장은 이해를 방해해 업무 처리를 더디게 할 뿐만 아니라, 올바른 결과물을 만들 수 없게 합니다.


메일의 본문은 '첫 인사 > 업무 내용 > 끝 인사'로 작성하는 것이 가장 기본입니다. 첫인사는 ‘안녕하세요’, ‘주말 잘 보내셨나요?’ 등의 인사말과 회사명, 부서명, 이름을 적어 자기를 소개하고, 끝 인사는 ‘감사합니다’, ‘즐거운 하루 보내세요’ 등과 ‘OOO 드림’의 표현으로 마무리하는 것이 좋습니다. 업무 내용은 숫자, 기호 등을 활용해 항목을 구분하거나, 소제목을 적어 전하고자 하는 내용을 요약 및 강조하고, 글씨체, 크기, 색상, 진하기, 밑줄 등의 기능을 사용해 핵심을 표현하며, 첨부파일, 그림을 활용해 설명을 도와 주는 것이 좋습니다.


이때 첨부된 파일에 대한 설명도 함께 작성하는 것이 좋은데, 이는 파일을 확인 할 수 없는 상대방의 상황을 고려해 첨부파일의 내용을 메일 본문에 ‘미리보기’ 형식으로 간략하게 작성하는 것입니다.






긍정화법으로 작성하기


메일을 작성함에 있어 무엇보다 중요한 매너는 ‘말투’입니다. 상대와의 직접적인 만남을 통해 나누는 대화보다, 서면상으로 주고 받는 대화가 더욱 까다롭기 때문에 사용 언어에 대한 주의가 반드시 필요합니다. 그러므로 모든 말투는 최대한 정중하게 표현하는 것이 좋고, 은어나 이모티콘, 인터넷 용어의 사용은 삼가며, ‘긍정화법’, ‘쿠션화법’ 등을 활용해 부드러운 청유의 언어를 사용하는 것이 좋습니다. 예를 들면, '바쁘시겠지만, 급한 사항이오니 가급적 빠른 회신 부탁 드립니다', ‘죄송하지만 지금은 곤란합니다. 내일은 어떠신지요?’ 등의 표현이 좋습니다.






발신자를 알리는 서명 달기


업무상 주고 받는 메일의 하단을 살펴보면 ‘서명’란을 쉽게 발견할 수 있습니다. 이는 온라인 상의 ‘명함’과도 같은 것으로, 특히 메일 전송 시 발신자가 누구인지, 소속이 어디인지, 연락처는 무엇인지 등을 확인 할 수 있는 중요한 메모와도 같습니다. 따라서 업무 메일에 첨부된 ‘서명’이란 메일의 출처를 알릴 수 있는 수단이자, 내용과 관련한 질문 사항이 있을 시 보다 빠르게 피드백을 주고 받을 수 있게 도와주는 서비스입니다. 서명란에는 회사 로고, 회사명, 부서명, 직함, 이름, 사내 전화번호, 개인 전화번호, 회사 팩스번호, 회사 주소 등을 기입하는 것이 좋습니다.






회신으로 메일 히스토리 쌓기


메일 사용이 서툰 신입사원의 경우, 받을 메일에 대한 답장을 전송할 시, 새로운 창을 열어 답변을 작성하는 경우가 많습니다. 하지만, 이는 업무 처리의 효율성을 떨어뜨리는 방법이므로, ‘회신’을 통한 ‘메일 히스토리 쌓기’를 추천합니다.


‘메일 히스토리 쌓기’는 받은 메일에 대한 답장을 ‘회신’ 기능을 사용해 전송하는 것으로, 이전에 주고 받았던 메일 내용을 하단에 계속해 포함하게 하는 방법입니다. 이는 업무의 흐름을 이어줌은 물론, 진행 상황을 한 눈에 파악할 수 있도록 도와주고, 잊어버린 내용에 대한 언급이 필요할 시 쉽게 찾을 수 있도록 안내해 줍니다.






마지막 확인 절차 챙기기


메일 전송 시, 지극히 당연한 일임에도 불구하고 가장 자주 발생하는 실수가 바로 파일 미 첨부와 미처 확인하지 못한 오타 및 띄어쓰기, 수신자 추가 오류 등의 문제입니다. 이러한 실수는 자칫 프로답지 못한 모습으로 비춰져 상대로부터 신뢰감을 잃을 수 있고, 심지어 잘못된 첨부파일을 전송할 경우에는 심각한 보안 문제로까지 이어질 수 있습니다.


따라서 메일을 전송하기에 앞서서는 반드시 몇 가지의 확인 절차가 필요합니다. 가장 먼저 수신자를 정확하게 넣었는지 확인해야 합니다. 메일을 직접 받아야 할 사람, 참조 용도로 받게 될 사람 등 업무 관련도에 따라서 수신자를 명확하게 지정해 불필요한 메일 수신을 줄여야 합니다. 또, 담당자의 성함과 직책, 회사명, 본문의 오타를 확인해 실례를 범하는 일이 없도록 체크해야 하며, 마지막으로 첨부파일을 빠뜨리지는 않았는지 확인해야 합니다.






메일 작성 시 필요한 용어 익히기


끝으로, ‘메일 작성’과 관련한 용어를 소개합니다.



● 수신자(Receiver)

수신자는 메일을 직접으로 받게 되는 사람을 말합니다. 업무 메일 전송 시, 수신자가 여러 명일 경우에는 직급이나 연차가 높은 순으로 수신자를 지정하는 것이 매너입니다.


● 참조(CC, Carbon Copy)

보내는 사람 입장에서 ‘참조자’는 해당 메일을 참고만 할 사람을 말합니다. 반드시 읽고, 회신해야 하는 수신자가 아닌 관찰자의 입장인 사람입니다.


● 숨은참조(BCC, Blind Carbon Copy)

수신자에게 노출하지 않으면서 다른 사람과 공유해야 할 때 숨은 참조 기능을 활용합니다. 중요한 메일의 경우 자신의 서브 메일 계정을 숨은참조로 넣거나, 수신자들끼리의 공유가 필요하지 않는 공지 형태의 메일을 쓸 때 사용합니다.


● 회신(Reply)/전체 회신(Total Reply)

회신은 일반적인 답장을 말하며, 제목에 ‘[Re :]’라는 말머리가 달립니다. 전체 회신은 해당 메일을 수신자 전체에게 일괄적으로 메일링 하는 기능입니다.


● 전달(forwarding)

전달 기능은 ‘[Fw :]’라는 말머리가 달리고, 누군가에게 받은 메일(첨부파일 포함)을 다른 이들에게 공유해야 할 때 활용합니다. 포워딩 할 때에는 받은 메일을 그대로 전달만 할 것이 아니라, 이 메일을 전달하는 이유라든지, 체크해야 할 포인트, 의견 요청 및 간단한 요약 등을 첨가해 발송해야 합니다.


● 기타 자주 쓰는 용어

FYI(For Your Information) : 메일 내용 참고만 하라는 뜻

ASAP(As Soon As Possible) : 가능한 빨리 하라는 뜻

R&R(Role & Responsibility) : 수행해야 하는 역할과 그에 따른 업무의 책임 범위

PM(Project Manager) : 프로젝트 계획과 실행에 있어 총체적인 책임을 가지고 있는 사람

Arrange(어레인지) : 어떠한 일을 정리•처리하라는 뜻






메일을 작성하고 전송할 때는 수신자에 대한 배려가 반드시 필요합니다. 이는 올바른 ‘메일 커뮤니케이션’ 과정의 시작입니다. ‘메일 커뮤니케이션 매너’를 익혀 센스있는 직장인으로 거듭나세요!